Vai trò là các vị trí/ chức danh của doanh nghiệp sẽ tham gia sử dụng hệ thống BizCRM. Một vai trò sẽ gồm các nhóm quyền truy cập vào các Module tương ứng.
Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp, admin có thể tùy chỉnh thiết lập thêm các vai trò tương ứng với các chức danh/ vị trí sẽ sử dụng hệ thống để cấp quyền phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí đó.
Ví dụ:
- Phòng MKT có thể có vai trò: Trưởng phòng MKT, Nhân viên MKT;
- Phòng Kinh doanh có thể có vai trò: Giám đốc Kinh doanh, Trưởng phòng Kinh doanh, Nhân viên Kinh doanh
- Phòng CSKH có thể có vai trò: Trưởng phòng CSKH, Nhân viên CSKH…
Hệ thống có sẵn 4 vai trò mặc định:
(1) Danh sách vai trò:
- Vai trò mặc định Super Admin và Admin chỉ được xem và gán nhân viên, không cho phép sửa/xóa, ở cột thao tác hiện nút Xem chi tiết
- Vai trò mặc định Quản lý, Nhân viên cho phép sửa không cho phép xóa, ở cột thao tác hiện nút Chỉnh sửa
- Vai trò tạo thêm sẽ được sửa/xóa, ở mục thao tác hiện nút Chỉnh sửa
(2) Số lượng thành viên được gán trong vai trò:
- Thể hiện số lượng thành viên đang được gán trong vai trò
- Mặc định chỉ đếm theo số tài khoản đang active
(3) Gán thêm thành viên vào vai trò: Dùng để thêm thành viên vào vai trò
(4) Xem chi tiết: Chỉ xuất hiện với vai trò Super Admin và Admin
(5) Chỉnh sửa: Xuất hiện với vai trò Mặc định Quản lý, Nhân viên và các vai trò được thêm mới
(6) Thêm vai trò mới: Dùng để thêm mới vai trò
Các bước thiết lập vai trò bao gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Tạo tên vai trò
(1) Tên vai trò: Nhập tên vai trò theo vị trí/ chức danh. Ví dụ:
(2) Mô tả: Nhập mô tả chi tiết cho vai trò (Nếu có)
(3) Đóng lại: Hủy thêm vai trò mới. Hệ thống không tạo vai trò mới. Quay về Màn hình Quản lý vai trò
(4) Thêm mới: Lưu thông tin tạo mới vai trò
Bước 2: Phân quyền truy cập Module => Với mỗi module có quyền truy cập, chọn nhóm quyền đã có liên quan đến Module đó nếu phù hợp hoặc tạo 1 nhóm quyền mới
(Hiểu đơn giản bước này là bước để gán cho vai trò quyền được truy cập vào những module nào trên hệ thống, với mỗi module được truy cập thì người dùng được quyền xem/ thao tác những gì ở module đó theo nhóm quyền tương ứng)
(1) Danh sách Module: Tích chọn Module muốn phân quyền, bắt buộc chọn ít nhất 1 Module + 1 nhóm quyền
(2) Danh sách nhóm quyền trong Module
(3) Xem chi tiết: Dùng để xem các quyền trong nhóm quyền mà bạn chọn
(4) Tiếp theo: Chuyển sang bước 3
(5) Quay lại: Quay lại bước trước đó
Bước 3: Phân quyền xem báo cáo
Cấp quyền view vào các báo cáo Thống kế tổng quan đã có liên quan đến vai trò.
(1) Xem chi tiết: Dùng để xem các quyền trong nhóm quyền mà bạn chọn
(2) Tiếp theo: Chuyển sang bước 4
(3) Quay lại: Quay lại bước trước đó
Bước 4: Phân quyền truy cập Menu Top
(1) Phân quyền truy cập Menu Top
(2) Tiếp theo: Chuyển sang bước 3
(3) Quay lại: Quay lại bước trước đó
Bước 5: Thêm nhân viên vào vai trò
(1) Chọn nhân viên gán vào vai trò: Không bắt buộc phải chọn, Click List ra danh sách tài khoản nhân viên đang active, Cho phép chọn nhiều nhân viên
(2) Chọn phòng ban gán vào vai trò: Không bắt buộc phải chọn, Click List ra danh sách phòng ban đang có trên hệ thống, Cho phép chọn nhiều phòng ban, Chọn phòng ban nào thì sẽ gán toàn bộ nhân viên đang có trong trong phòng ban đó vào vai trò.
(3) Lưu lại: Hoàn tất tạo vai trò mới
(4) Quay lại: Quay lại bước trước đó
Tùy thuộc yêu cầu của từng doanh nghiệp hay đặc thù của từng lĩnh vực, ngành nghề mà có cách thức phân quyền khác nhau, tất cả nhằm đảm bảo các hoat động Marketing, bán hàng và CSKH trên CRM diễn ra một cách suôn sẻ hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.
Để chỉnh sửa vai trò ta thực hiện 3 bước như sau:
Bước 1: Chọn Menu Top Quản lý => Chọn Nhân viên => Chọn Quản lý Vai trò (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 2: Màn hình danh sách vai trò xuất hiện, chọn Button chỉnh sửa tương ứng với vai trò muốn chỉnh sửa (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 3: Chi tiết thông tin Vai trò, Chọn thông tin muốn chỉnh sửa (1), bấm “Lưu thay đổi” để lưu lại thay đổi vừa cập nhật (2). Nếu muốn xóa Vai trò chọn “Xóa vai trò” (3)
Thêm nhân sự vào vai trò ta có 4 cách thực hiện tao tác như sau:
Bước 1: Chọn Menu Top Quản lý => Chọn Nhân viên => Chọn Quản lý Vai trò (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 2: Màn hình danh sách vai trò xuất hiện, chọn Button “+” tương ứng với vai trò muốn thêm nhân sự (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 3: Màn hình thêm mới nhân sự xuất hiện:
(1) Chọn nhân viên gán vào vai trò:
(2) Chọn phòng ban gán vào vai trò:
(3) Danh sách thành viên: Danh sách thành viên đang được gán với vai trò
(4) Nút xóa: Dùng để xóa nhân sự ra khỏi vai trò
(5) Lưu thay đổi: Cảnh báo không được quyền thay đổi với trường hợp:
- Chủ dự án: Không thể thay đổi vai trò của chủ dự án
- Tài khoản vai trò admin thì không thể gán nhân sự vào vai trò super admin
- Không chọn vai trò nào: với dự án mới bắt buộc phải gán nhân viên với 1 vai trò
- Không thuộc những trường hợp trên => Hệ thống pop up Màn hình xác nhận Cập nhật thành công. Click OK hệ thống điều hướng về Màn hình Quản lý Vai trò
(6) Đóng lại: Hệ thống không lưu toàn bộ thao tác vừa thực hiện tại màn hình
Chuyển tiếp về Màn hình Quản lý Vai trò
Vào Danh sách nhân viên, chọn nhân viên muốn cập nhật vai trò, chọn vai trò mới và bấm lưu thay đổi.
Bước 1: Chọn Menu Top Quản lý (1), chọn Nhân viên (2), Chọn Danh sách nhân viên (3) (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 2: Tích chọn Nhân viên có cùng vai trò (1), Chọn Thao tác (2), chọn Cập nhật vai trò (3) (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 3: Chọn dữ liệu muốn lấy và ấn “Tiếp tục” (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 4: Chọn Vai trò và bấm “Cập nhật” để lưu lại
Bước 1: Chọn Menu Top Quản lý (1), chọn Nhân viên (2), Chọn Danh sách nhân viên (3) (ảnh minh họa bên dưới)
Bước 2: Chọn “Import Thông tin nhân viên”
Bước 3: Chuẩn bị File excel, nếu chưa có file mẫu ấn nút tải file excel mẫu (1), Sau đó kéo thả / chọn file excel muốn import (2), Bấm import
Loading ...