Note:

• Workflow là một dạng quy trình làm việc có hệ thống theo một quy trình đã được cấu hình chuẩn hóa trừ trước
• Sẽ có một workflow mặc định trong toàn bộ giải pháp, người dùng sẽ không thể chỉnh sửa được workflow này
• Để có thể chỉnh sửa một workflow thì người dùng cần phải tạo một hoặc nhiều workflow cá nhân hóa và sẽ có thể chỉnh sửa các workflow cá nhân hóa này

Tại cửa sổ Ticket Task Manager (Hình dưới), trên menu cột trái => bấm chọn Cài đặt

Tại cửa sổ Cài đặt chung (Hình dưới), bấm chọn tab Workflow

4.3.1. Tạo workflow

Tại cửa sổ danh sách workflow (Hình dưới), bấm Tạo Workflow mới để tạo mới một workflow theo ý muốn

Tại cửa sổ Thêm workflow mới (Hình dưới)

• (1) Nhập Tên Workflow
• (2) Nhập Mô tả về Workflow
• Sau khi hoàn tất, bấm Tạo để lưu lại

4.3.2. Chỉnh sửa workflow

Tại cửa sổ danh sách workflow (Hình dưới). Tại cột Hành động, bấm vào Chỉnh sửa tương ứng với workflow cần thao tác

Tại cửa sổ Chỉnh sửa workflow mới (Giao diện như thêm mới), người dùng thay đổi thông tin theo ý muốn, sau đó bấm Chỉnh sửa để lưu thay đổi

4.3.3. Cài đặt chung cho workflow

Tại cửa sổ danh sách workflow (Hình dưới). Tại cột Hành động, bấm vào Xem chi tiết tương ứng với workflow cần thao tác

4.3.3.1. Cài đặt các dạng trạng thái trong workflow

a. Thêm trạng thái

Lưu ý: Nếu một thành viên trong dự án có nhiều vai trò, hệ thống sẽ ưu tiên quyền theo thứ tự vai trò như sau (Người tạo => Người nghiệm thu => Người xử lý => Người liên quan)

Tại cửa sổ chi tiết workflow (Hình dưới). Tại mỗi cột nhóm trạng thái, người dùng bấm vào +Thêm trạng thái tại cột nhóm trạng thái mong muốn để thêm trạng thái vào nhóm cần thao tác.

Tại cửa sổ Thêm trạng thái mới (Hình dưới)

• (1) Nhập Tên trạng thái
• (2) Chọn màu cần áp dụng cho trạng thái
• (3) Chọn trạng thái cho phép chuyển sang (Nếu có), khi mà ticket đang ở trạng thái sẽ tạo này
• (4) Tick chọn nếu muốn áp dụng Không được phép sửa ticket mà chỉ cho phép thay đổi trạng thái của ticket
• (5) Chọn thời hạn sẽ Tự thay đổi thời gian hết ticket
• (6) Tick chọn nếu muốn áp dụng Không cho gửi trao đổi trong khi ticket đang ở trạng thái này (Là trạng thái đang tạo)
• (7) Người dùng có thể thêm hoặc xóa bớt Các điều kiện tự động khi ticket đang ở trạng thái này. Nếu thêm:
  • (1) Chọn đối tượng cần áp dụng điều kiện
  • (2) Chọn hành động mà đối tượng thực hiện để thỏa mãn điều kiện
  • (3) Chọn trạng thái sẽ chuyển sang khi mà thỏa mãn điều kiện

Giải nghĩa cơ chế hoạt động: Khi mà một đối tượng (1) thực hiện một hành động (2) đã được chọn trong điều kiện và thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ chuyển trạng thái (3) sang trạng thái mà người dùng cấu hình trước đó

• Sau khi hoàn tất, bấm Thêm trạng thái để lưu lại

b. Sửa thông tin trạng thái

Tại cửa sổ chi tiết workflow (Hình dưới). Tại mỗi cột nhóm trạng thái, bấm vào một trạng thái bất kỳ trong danh sách để chỉnh sửa thông tin trạng thái

Tại cửa sổ Chỉnh sửa trạng thái (Giao diện như thêm mới), người dùng thay đổi thông tin theo ý muốn, sau đó bấm Lưu thay đổi để lưu lại

c. Xóa trạng thái

Tại cửa sổ chi tiết workflow (Hình dưới). Tại mỗi cột nhóm trạng thái, bấm vào một trạng thái bất kỳ trong danh sách để vào chi tiết trạng thái

Tại cửa sổ chi tiết trạng thái (hình bên dưới). Người dùng bấm vào Xóa trạng thái để xóa.

Tại cửa sổ xác nhận xóa (Hình dưới), người dùng chọn Trạng thái mới (1) cần chuyển các ticket sang (Khi mà trạng thái này đang có các ticket hoạt động). Sau khi hoàn tất, bấm Xóa để xác nhận xóa (Lưu ý: Trường hợp nếu không chọn trạng thái nào ở bước này, hệ thống sẽ mặc định chuyển các ticket đang hoạt động ở trạng thái sẽ xóa sang trạng thái Mới)

4.3.3.2. Cài đặt chung cho workflow

Tại cửa sổ chi tiết workflow (Hình dưới), tại mục Cài đặt chung cho Workflow

• (1) Chọn trạng thái mặc định của ticket khi tạo mới ticket
• (2) Chọn trạng thái sẽ chuyển sang Khi người xử lý Trả kết quả/Bổ sung kết quả
• (3) Bật Yêu cầu xét duyệt khi trả kết quả (Nếu muốn). Nếu bật
  • (1) Bật Cho phép “Trả và duyệt kết quả” (Nếu muốn)
  • (2) Chọn trạng thái sẽ chuyển sang Nếu thông tin kết quả được chấp nhận
  • (3) Chọn trạng thái sẽ chuyển sang Nếu thông tin kết quả bị từ chối
  • (4) Tick chọn nếu muốn Xóa thông tin kết quả đã nhập vào trước đó
• (4) Bật để Không chuyển trạng thái ticket sang trạng thái hoàn thành Khi chưa trả kết quả
• (5) Bật để yêu cầu nhập lý do khi hủy ticket
• (6) Chọn trạng thái sẽ chuyển sang Khi người nghiệm thu Trả nghiệm thu/Bổ sung nghiệm thu