1. Độ tin cậy của tên miền

Tên miền không có độ tin cậy cao hoặc bị liệt vào BlackList của công cụ quản lý mail/lọc mail sẽ dễ khiến email bị gửi vào Spam. Nếu trước đây bạn dùng tên miền này cho các mục đích như spam mail, phát tán virus… thì khả năng cao là tên miền của bạn đã bị dính BlackList. Điều này sẽ khiến email gửi đi bị chặn bởi bộ lọc Spam và bị đẩy vào Spam box.
Khắc phục:

• Nếu bạn sở hữu tên miền “sạch”, hãy duy trì điều này bằng cách tránh gửi mail với các mục đích không lành mạnh.
• Nếu tên miền của bạn có độ tin cậy thấp, bạn có thể mua tên miền mới. Bạn có thể kiểm tra tên miền của mình có bị liệt vào BlackList không tại đây: https://mxtoolbox.com/

Lưu ý: Hiện tại Gmail vừa cập nhật bộ lọc Spam. Theo đó, các email chứa đường dẫn (link) sẽ bị đánh là SPAM và bị cảnh báo: "Be careful with this message. The email contains a suspicious link that was used to steal personal information. Unless you trust the sender, don't click links or reply with personal information" hoặc thông báo bằng tiếng Việt: "Hãy thận trọng với thư này. Thư này chứa liên kết đáng ngờ đã được sử dụng để lấy cắp thông tin cá nhân của mọi người. Không nhấp vào liên kết hoặc trả lời kèm thông tin cá nhân trừ khi bạn tin tưởng người gửi.". Do đó, bạn cần check xem domain của link có nằm trong anti-spam services như: Spamhaus, Spamcop, Barracuda hay không và gửi thử email tới địa chỉ Gmail của mình để đảm bảo link không bị chặn.

2. Địa chỉ dùng để gửi mail

Dùng địa chỉ email chung như info@bizfly.vn hay marketing@bizfly.vn để gửi mail sẽ khiến bộ lọc thư rác dễ lọc thư của bạn vào Spam box. Vì bộ lọc Spam cho rằng các địa chỉ như vậy thường dùng để gửi email marketing, gửi spam mail hàng loạt.
Khắc phục:

• Dùng các tài khoản email tên riêng sẽ hiệu quả cao hơn ví dụ: Minhduc@bizfly.vn. Hạn chế dùng các tài khoản info@bizfly.vn hay marketing@bizfly.vn để gửi marketing.
• Thêm trường tên người dùng vào email (tham khảo Tài liệu hướng dẫn sử dụng). Điều này không chỉ giúp email tránh bộ lọc thư rác mà còn làm tăng thiện cảm với người dùng, tăng tỷ lệ mở mail.

3. Hành vi của người nhận mail

Trong danh sách email bạn gửi sẽ có hai loại người nhận: người dùng đã đăng ký nhận mail và người dùng không đăng kí nhận mail. Nếu bạn gửi thư cho người dùng không đăng kí nhận mail, rất có thể họ sẽ khó chịu và đánh dấu email của bạn vào Spam box. Nếu trường hợp này xảy ra nhiều lần, địa chỉ email của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, làm giảm tị lệ mail vào inbox, tăng tỉ lệ mail vào Spam box.
Khắc phục:

• Yêu cầu người nhận thư thêm bạn vào danh sách liên lạc nếu có thể. Khi họ đã thêm bạn vào danh bạ thì việc gửi thư sẽ ít bị coi là spam vì các bộ lọc ghi nhận đó là email trao đổi bình thường giữa bạn bè.
• Chỉ gửi thư đến những người thực sự muốn nhận mail. Hạn chế gửi email sai đối tượng (data khách hàng không rõ nguồn gốc/người không muốn nhận mail/người không đăng kí nhận mail). Nếu những người này đánh dấu email của bạn là spam thì địa chỉ mail của bạn sẽ bị đánh giá là có độ tin cậy thấp, tăng tỉ lệ mail vào spam box. Thường xuyên lọc lại danh sách khách hàng để loại bỏ những địa chỉ hủy đăng kí email của bạn, tránh làm phiền họ.
• Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt (sẽ có mục riêng nói vấn đề này).

4. Nội dung email

Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến việc mail có bị vào SpamBox hay không. Google nói riêng và các dịch vụ mail khác nói chung có thuật toán lọc email ngày càng thông minh, vậy nên điều quan trọng nhất là email cần mang lại sự hữu ích cho người dùng. Sau đây là một số lưu ý về nội dung, hình thức và cách gửi mail phù hợp:
 

Hình thức:

• Không dùng quá nhiều hình ảnh, hình ảnh quá to, dung lượng lớn. Hạn chế gửi mail chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên sẽ liệt vào spam mail).
• Không nên VIẾT HOA/in đậm/in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung.
• Không nên quá nhiều font chữ, quá nhiều cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ không nên gần giống màu nền email.
• Không chèn link quá nhiều, không sử dụng link rút gọn.
• Không nên sử dụng quá nhiều định dạng HTML.
• Không thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email.
• Tránh copy từ word hay bài viết website vào mà không cắt giảm định dạng.
• Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừa, dấu chấm than, chấm hỏi liên tục,...!!!!!!!!!!!!!
• Tránh sử dụng file đính kèm, thay vào đó hãy chia sẻ đường link để khách hàng truy cập.
• Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt.

Nội dung:

• Nên cá nhân hóa nội dung email. Bộ lọc mail sẽ hiểu được bạn đang gửi đúng người, đồng thời dùng ngôn từ lịch sự, có xin lỗi, cám ơn.
• Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung.
• Phần chân của email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ.
• Hạn chế sử dụng các cụm từ spam như: Nhấn vào đây, Cơ hội duy nhất trong đời, miễn phí, khuyến mại, giảm giá, kiếm tiền, bấm vào đây… (Tham khảo Cách soạn nội dung email).
• Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.

Cách gửi:

• Hạn chế gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam).
• Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
• Gửi thử mail test tới các địa chỉ email khác nhau (…@gmail, …@yahoo,…) trước khi gửi hàng loạt, sau đó kiểm tra và điều chỉnh lại mail để đảm bảo không vào Spam box.

5. Các từ khóa nên tránh trong nội dung và tiêu đề email